De l’importance du système de notification pour combattre l’email

"De l’importance du système de notification pour combattre l’email"

Je me suis lancé il y a quelque temps dans une vaste croisade contre l’email : La collaboration en temps-réel encore à la traine (la faute à l’email) et Si on ressuscitait le no email friday ?. L’idée derrière tout ça n’est pas de définitivement supprimer l’email (quoi que : Peut-on envisager une entreprise sans email ?) mais plutôt d’en limiter les dérives et de le cantonner à ce qu’il sait faire de mieux : La communication asynchrone. J’ai la conviction que la clé de ce problème repose dans un système de notification performant.

Quand on y réfléchi, la très large majorité des pouriels que l’on subit est liée à une utilisation détournée de l’email :

•Multiples A/R pour fixer un RDV ou une réunion ;
•Partager un fichier et collecter des feed-backs dessus ;
•Remonter des données chiffrées en vue des les consolider ;
•Tenir des discussions informelles…

Tous ces usages pourraient être couverts à l’aide d’outils dédiés (planificateur de réunion, espace de collaboration en ligne, messagerie instantanée…) mais il restera toujours un problème à régler : Notifier vos collègues qu’un nouveau document a été publié, que la réunion se fait dans une autre salle, qu’il y a du changement sur tel dossier… Et c’est là où un système de notification peut apporter une solution : Centraliser l’ensemble des notifications pour en garder une trace et laisser le collaborateur choisir le moyen qui lui convient le mieux (email, sms, message instantané, tweet…).

Idéalement, ces notifications devraient être centralisées sur le dashboard des collaborateurs avec un système de lien intelligent qui permettrait de lier chacune des notifications à l’action qui lui correspond :

•Confirmer la nouvelle date de réunion ;
•Télécharger un document publié ;
•Lire les commentaires sur un article ;
•Valider la complétion d’une tâche…

Ces notifications pourraient être générée de façon automatique avec la possibilité de choisir le mode de livraison (email, sms, message instantané…), de choisir les éléments déclencheurs (publication d’un document, nouveau commentaire) et même la fréquence (pour des notification groupées de type “Synthèse de l’activité”). Rien n’empêcherait un collaborateur de continuer à utiliser l’email pour tout et n’importe quoi, comme ça peut être le cas aujourd’hui, mais là au moins ces notifications laissent une trace donc peuvent être historisées et industrialisées.

J’imagine que pour une très large majorité des collaborateurs la première action à faire le matin est de consulter les emails. Et si la première action du matin était de consulter son tableau de bord personnel (où les emails ne sont qu’une partie des notifications) ? Ce fameux tableau de bord fonctionnerait alors comme un hub personnel de communication (avec les messages et les notifications) et de collaboration (avec les tâches à faire, les jalons à respecter…).

Ne resteraient plus dans la boîte aux lettres que les messages asynchrones qui sont adressés à la bonne personne et qui n’entrent pas en concurrence avec d’autres outils. Amusez-vous à faire le décompte des emails “légitimes” que vous recevez par jour, chez moi ça représente moins de 20% des messages (hors spam).

Encore une fois ceci est une vision idéaliste qui n’a pas pour objectif de remplacer l’email, mais je pense ne pas me tromper en disant que nous ne pouvons plus continuer à travailler de cette façon avec les emails. Faire évoluer les habitudes est un travail de longue haleine, mais il faut bine commencer un jour, et le système de notification que je décris est à mon sens une première étape indispensable.

Source Entreprise20.fr